La Dian ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario.
¿Qué es la Nómina Electrónica?
La nómina electrónica hace referencia exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.
La nómina como tal es generada por el aplicativo de nómina que tenga cada software contable, o generada manualmente por cada empleador, procedimiento independiente a la generación de soporte de pago electrónico que se envía a la Dian, que es de lo que trata la resolución 0013 de 2021.
¿Cómo se genera la nómina electrónica?
La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta.
Obligados a generar la nómina electrónica
Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.
El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:
«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»
La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el empleador, por tanto, desde 1 empleado surge tal obligación.
Básicamente, la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.
Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:
«Que, en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»
Es decir que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico. Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.
Periodo de generación de la nómina electrónica.
La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores.
Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de Contenido de la nómina electrónica.»
El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según señala el artículo 8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.»
En razón a que la resolución no dice si son 10 días calendario o 10 días hábiles, se entiende que son 10 días hábiles en aplicación del artículo 62 de la ley 4 de 1913.
Contenido de la nómina electrónica:
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información según el artículo 5 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
- Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
- El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante pago bancario, y si es mediante el sistema bancario se debe informar el banco, el tipo de cuenta y el número de la cuenta en la que se consigna el salario de cada trabajador.
Plazo para la implementación de la nómina electrónica
El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021, modificado por la resolución 000037 del 2021, a la vez modificado por la resolución 000063 del 30 de julio de 2021, fija el plazo que tiene los empleadores para implementar la nómina electrónica de acuerdo al número de empleados que tenga.
NÚMERO DE EMPLEADOS | PLAZO PARA LA IMPLEMENTACIÓN |
Más de 250 | 1/09/2021 |
De 101 a 250 | 1/10/2021 |
De 11 a 100 | 1/11/2021 |
De 1 a 10 | 1/12/2021 * |
* La resolución 151 de diciembre del 10 de diciembre contempla un plazo especial para los contribuyentes con hasta 10 empleados en los siguientes términos:
«Los empleadores que tienen a su cargo entre uno (1) y diez (10) empleados podrán realizar la primera transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, correspondientes a los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, de forma independiente, dentro de los diez (10) primeros días del mes de marzo de 2022.
Lo indicado en el inciso anterior no aplica para los empleadores que tienen a su cargo entre uno (1) y diez (10) empleados que hayan realizado la implementación de forma anticipada del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento. No obstante, deberán cumplir con las disposiciones que regulan el documento soporte de pago de nómina electrónica.»
Para los que no están obligados a expedir factura electrónica, el plazo para implementar la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la habilitación inicia el 31 de marzo de 2022.
En cuanto a las nuevas empresas o empleadores, la habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se hace el primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses para para iniciar el proceso de la nómina electrónica y hacer la implementación definitiva.
Fuente de información: https://www.gerencie.com/nomina-electronica.html