La Dian ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario.
¿Qué es la Nómina Electrónica?
La Nómina Electrónica se trata de un documento digital que equivale a la tradicional nómina de empleados, y que se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico que puedes enviar a tus empleados por correo electrónico en formato .PDF, por ejemplo.
Para efectos de la DIAN, la Nómina Electrónica es un comprobante que le brinda a las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos como un soporte de costos y deducciones a través de un archivo .XML.
¿Cuáles son las ventajas de la Nómina Electrónica para tu empresa?
- No ocupa espacio: Por tratarse de un documento digital evitas que se deba disponer de un espacio físico para su almacenamiento. Además, al evitar el uso de papel, tu empresa está contribuyendo con el cuidado del medio ambiente.
- Puede consultarse en cualquier momento: Gracias a este nuevo modelo tienes la posibilidad de acceder a la nube y descargar tu nómina cuando lo necesites, sin importar el lugar en el que te encuentres.
- Reduce la posibilidad de pérdida: Debido a que se genera a través de programas informáticos y se almacena en la nube, es sumamente difícil que una nómina electrónica se extravíe.
- Puede ofrecernos datos y estadísticas: Dependiendo del Sistema de Nómina Electrónica que utilices puedes acceder a datos importantes como: cuánto estás pagando a tus empleados, cuál es el promedio de horas extras trabajadas por empleado y cuánto te está costando como empresa.
¿Quiénes están obligados a generar Nómina Electrónica?
De acuerdo a la información emitida por la DIAN, se incluye a toda empresa o persona natural que tenga empleados, y deben hacerlo bajo las siguientes fechas estipuladas:
- Mas de 250 empleados: hasta el 01-09-2021
- De 101 a 250 empleados: hasta el 01-10-2021
- De 11 a 100 empleados: hasta el 01-11-2021
- De 1 a 10 empleados: hasta el 01-12-2021
Además, es importante aclarar que todas estas empresas primero deben habilitarse en el servicio informático electrónico de Nómina Electrónica y tienen de inicio el 1 de agosto de 2021.
¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?
Como lo documenta la DIAN, la Nómina Electrónica deberá contener la siguiente información:
- Encontrarse denominada como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
- Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
- Nombres, apellidos e identificación del empleado.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
- Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
- Las deducciones realizadas, con sus conceptos.
- El valor total pagado al empleado.
¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la Nómina Electrónica?
De acuerdo al artículo 8 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 los obligados a generar Nómina Electrónica tendrán plazo para hacerlo dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.
Primeros pasos para adelantarse al proceso de habilitación de Nómina Electrónica
A pesar de que para este momento la DIAN no ha emitido la información con el proceso a seguir para habilitarse como emisor de Nómina Electrónica, desde nuestro equipo podemos compartirte algunos consejos como:
- Estandariza la información: identifica y establece bajo un mismo estándar cada concepto de devengados y deducciones. Nuestra recomendación es consultar el estándar de la DIAN.
- Reúne el valor acumulado: si el pago de tu nómina es semanal, catorcenal o quincenal, es bueno que vayas reuniendo en un formato el valor acumulado para generar el recibo de Nómina Electrónica sin contratiempos.
Ten en cuenta que el documento soporte de Nómina Electrónica se genera ante la DIAN una vez por mes y necesitas tener este “valor acumulado” para su presentación.
- Buscar una solución (software) que te permita cumplir con este nuevo procedimiento de Nómina Electrónica y te facilite su emisión.