De acuerdo a información brindada directamente por la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina de la DIAN en respuesta al oficio 912416 de fecha 6 de Octubre de 2021, todas las prestaciones sociales se deben incluir en la nómina electrónica teniendo en cuenta la base contable de acumulación o devengo (Los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo en los periodos con los cuales se relacionan),
1. Liquidaciones definitivas de prestaciones sociales:
Por ejemplo, si un empleado renuncia en una empresa y decide trabajar hasta el 30 de diciembre de 2021 y la liquidación definitiva de prestaciones sociales es pagada el 15 de enero de 2022, las Cesantías, Intereses sobre las Cesantías, Vacaciones y prima de servicios incluidas en la liquidación deben ser reportadas en el documento soporte de pago de nómina electrónica de ese empleado correspondiente al mes de diciembre, el cual se debe enviar los primeros días de enero.
2. Cesantías e intereses sobre las cesantías:
Partiendo del mismo principio de la base contable de acumulación o devengo, las cesantías correspondientes al periodo gravable 2021 que deben ser consignadas al fondo de cesantías como máximo el 14 de febrero de 2022, deben ser reportadas en los documentos soporte de pago de nómina electrónica de diciembre de 2021.
Exactamente lo mismo ocurre con los intereses sobre las Cesantías los cuales deben ser pagados a los empleados en enero 30 de 2022 pero deben ser reportados en los documentos soporte de pago de nómina electrónica correspondientes al mes de diciembre de 2021.
3. Prima de servicios:
La prima de servicios debe ser reportada en los documentos soporte de pago de nómina electrónica en junio y diciembre de cada año gravable.
4. Vacaciones:
Las vacaciones deberán ser reportadas en el documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes en que el empleado inicia a disfrutar del tiempo concedido por la empresa.